I. – TOEPASSINGSGEBIED
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de professionele relatie tussen de dienstverlener en de cliënt en gelden, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk door de partijen overeengekomen afwijkingen. Bij tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.
II. – TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST
De overeenkomst tussen partijen komt tot stand:
- hetzij op het moment dat de door beide partijen ondertekende opdrachtbrief door de dienstverlener wordt ontvangen,
- hetzij op het moment dat de dienstverlener aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de opdrachtgever; zelfs indien de dienstverlener de ondertekende opdrachtbrief op dat moment nog niet heeft ontvangen, zullen alle professionele relaties tussen partijen worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief.
III. – DUUR EN OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST
3.1. Recurrente opdrachten
Een recurrente opdracht bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard, die periodiek moeten worden uitgevoerd. Dit omvat het van tijd tot tijd afleveren van adviezen, die een band hebben met de in de opdrachtbrief bepaalde taken.
Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief, wordt een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan en dit tot op het ogenblik van opzegging door een van de partijen. Elke partij kan op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, mits duidelijke en ondubbelzinnige kennisgeving over haar intentie dit te willen doen. Er wordt dan een passende opzeggingsregeling overeengekomen tussen de partijen en de erelonen voor de tot op dat moment afgeleverde prestaties worden verder afgewikkeld.
3.2. Niet-recurrente opdrachten
Alle opdrachten, die niet vallen onder de definitie van punt 3.1., worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd. Een niet-recurrente opdracht eindigt door de uitvoering ervan en door de levering van de overeengekomen prestaties.
In toepassing van art. 1794 Burgerlijke Wetboek (B.W.)., en desgevallend, in afwijking van art. 2004 B.W., heeft de cliënt het recht de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan de dienstverlener van de kosten en erelonen voor de reeds uitgevoerde werkzaamheden, zelfs al werd het eindresultaat van de opdracht nog niet bereikt wegens voortijdige beëindiging ervan.
3.3. Afhandeling
Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle bescheiden, die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde. Op dat ogenblik wordt ook kopie afgeleverd, in de mate waarin dit nog niet eerder was gedaan, van de officiële aangiftes en documenten, die door de dienstverlener behandeld werden, zonder dat er een verplichting kan bestaan tot afgifte van interne werkdocumenten, berekeningen en documentatie die zijn opgemaakt door de dienstverlener.
IV. – ONMIDDELIJKE BEEINDIGING OM BEPAALDE REDEN(EN)
4.1. De overeenkomst kan op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigd worden, indien er omstandigheden zijn, die de voortzetting van de samenwerking onmogelijk maken, zoals (niet limitatief):
– omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen,
– omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken,
– ernstige tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief,
– indien de beroepsbeoefenaar ernstige nalatigheden begaat of op ernstige wijze in gebreke blijft zijn verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief, uit te voeren.
– ernstige financiële moeilijkheden, concordaat, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt
– faillissement van één der partijen
– overmacht in hoofde van één der partijen.
Bij stopzetting wijst de dienstverlener, indien toepasselijk, op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld door de cliënt ter vrijwaring van zijn rechten of ter voorkoming van financieel nadeel, en die de cliënt zelf zal dienen te behartigen of zal moeten overdragen aan een andere dienstverlener.
V. – OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN DE VERBINTENISSEN
In geval van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), met inbegrip van de betaling van de erelonen of voorschotten, is de dienstverlener gerechtigd de dienstverlening op te schorten totdat aan de verplichtingen wordt voldaan.
In voorkomend geval wijst de dienstverlener op de rechtshandelingen en formaliteiten, die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt. Alle kosten, lasten en verantwoordelijkheden, voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn voor risico en ten laste van de cliënt en komen niet in aanmerking voor vergoeding door de dienstverlener.
VI. – RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN
6.1. Rechten en plichten van de dienstverlener
De dienstverlener voert met zorg de toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis. De diensten worden geleverd volgens de deontologische en beroepsnormen van het beroepsinstituut, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.
De dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan wettelijke en reglementaire bepalingen. Er is ook geen verantwoordelijkheid voor eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die door de cliënt of door derden zouden zijn begaan vóór de aanvang van de opdracht door de dienstverlener.
De dienstverlener is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die hem worden overgemaakt, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die door de cliënt worden toevertrouwd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
De dienstverlener mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van zijn keuze in België of in het buitenland en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).
De dienstverlener bevestigt te voldoen aan de verplichting om zijn wettelijke burgerlijke beroepsaansprakelijkheid te verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten.
De dienstverlener en haar gevolmachtigde(n) of aangestelde(n) bevestigt tot het wettelijk voorziene beroepsgeheim gehouden te zijn, onder voorbehoud van toepassing van de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
6.2. Rechten en plichten van de cliënt
De cliënt verbindt er zich toe:
– de dienstverlener alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig en volledig ter beschikking te stellen;
– de werkzaamheden, die hem op basis van de opdrachtbrief toekomen, te verrichten en, in het algemeen, een actieve bijdrage te leven om de dienstverlener toe te laten de toevertrouwde opdracht op degelijke wijze uit te voeren.;
– elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht tijdig ter kennis te brengen van de dienstverlener;
– indien de dienstverlener hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn.
VII. – ERELONEN
7.1. Bepaling van de kosten en erelonen
De kosten en erelonen worden vastgesteld in de opdrachtbrief. Kosten en
erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden worden verricht, ook al is
de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.
7.2. Betalingsvoorwaarden
Ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum. Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder ingebrekestelling, aanleiding tot een intrestvergoeding, zoals bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002.
7.3. Betwisting van staat van kosten en erelonen
Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen schriftelijk binnen de 30 dagen na factuurdatum geformuleerd te worden aan de dienstverlener. Hierbij dient duidelijk melding gemaakt te worden van de motivering van de betwisting. Indien geen tijdige betwisting de dienstverlener bereikt, wordt de cliënt geacht akkoord te zijn gegaan met de aard van de gefactureerde diensten en met de omvang van de aangerekende erelonen.
VIII. – AANSPRAKELIJKHEID
De aansprakelijkheid van de dienstverlener is beperkt tot maximaal twee maal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde ereloon. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze verhouding toegepast op het bedrag van de erelonen voor deze recurrente diensten, die aan de cliënt werden gefactureerd gedurende de twaalf maanden die het schade verwekkende feit voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht indien deze periode korter is dan één jaar.
De contractuele, extracontractuele of andere aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht, is in ieder geval beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop dienstverlener afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft met inbegrip van het eigen risico dat de beroepsbeoefenaar eventueel draagt overeenkomstig die verzekering. Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract.
De beperkingen van de aansprakelijkheid zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden.
Indien twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.
Volgende schades of verliezen geven geen recht op schadeloos stelling:
- een verlies van goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen
- een verlies of de beschadiging van gegevens
- onrechtstreekse verliezen of schade.
IX.- TOEPASSELIJK RECHT EN OPLOSSING VAN GESCHILLEN
De overeenkomst wordt door het Belgische recht beheerst. Elke betwisting behoort tot de bevoegdheid van de rechtscolleges van het arrondissement waar de dienstverlener is gevestigd. Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, die hierover een definitieve beslissing uitspreekt.
X. – GEGEVENSBESCHERMING
Bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens (bepalingen van artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016).
10.1. Start, duur en beëindiging
Deze voorwaarden worden van kracht op de datum van inwerkingtreding van de opdrachtbrief tussen de partijen en blijven van kracht totdat geen verdere verwerking van gegevens vereist is in het kader van de toevertrouwde opdracht.
10.2. Contactpersoon Datamanager Persoonlijke gegevens (CDP)
De Contactpersoon Data manager Persoonlijke gegevens wordt vermeld in de opdrachtbrief.
10.3. Rechten en plichten van de dienstverlener
10.3.1. Algemeen
- De dienstverlener treedt namens de cliënt op voor de verwerking van de hem ter beschikking gestelde gegevens.
- De dienstverlener garandeert, voor zover technisch mogelijk, de integriteit, beschikbaarheid en bijwerking van alle gegevens die hij verwerkt in het kader van deze opdracht.
- De dienstverlener verwerkt alleen de persoonlijke gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.
- Het is de dienstverlener toegestaan om een back-up te maken van de gegevens die hij verwerkt in het kader van de uitvoering van deze opdracht om een doorlopende service te garanderen.
- De dienstverlener verbindt zich ertoe volledig mee te werken in het geval dat de klant het onderwerp is van een audit, inspectie, verzoek in het kader van GDPR.
10.3.2. Veiligheid
De dienstverlener is verantwoordelijk voor de beveiliging en het juiste gebruik van fysieke records, toegangscodes, gebruikersnamen en wachtwoorden voor toegang tot en verwerking van de gegevens. De dienstverlener verbindt zich ertoe al het mogelijke te doen om ervoor te zorgen dat iedereen die toegang heeft tot de gegevens de vertrouwelijkheid van de gegevens behoudt. Hij verbindt zich ertoe de cliënt te informeren over het bestaan van een veiligheidsincident en over de acties die hij onderneemt om de incidenten voor de verwerking te verhelpen.
10.3.3. Subverwerker
De dienstverlener kan een beroep doen op een subverwerker om de opdracht uit te voeren. Als de dienstverlener een subverwerker oproept voor de uitvoering van de opdracht, garandeert hij dat hij met deze onderaannemer een overeenkomst sluit die ten minste de bepalingen van dit opdrachtdocument bevat.
10.3.4. Opslagperiode
De dienstverlener bewaart de gegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de opdracht waarvoor ze beschikbaar zijn en met inachtneming van de bewaartermijnen die zijn opgelegd op basis van wettelijke en deontologische verplichtingen. Als de gegevens hierna niet langer nodig zijn, verwijdert de dienstverlener ze op adequate wijze.
In dit licht hanteert de dienstverlener een normale bewaarperiode van ten minste 10 jaar, met een maximum van 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie tussen de dienstverlener en de klant.
10.3.5. Overdracht buiten de EER
De dienstverlener verbindt zich ertoe gegevens niet te laten verwerken door andere personen of organisaties die buiten de EER gevestigd zijn zonder voorafgaande kennisgeving aan de klant voor de verwerking.
10.3.6. Vertrouwelijkheid
De dienstverlener verbindt zich ertoe de gegevens vertrouwelijk te behandelen en alleen gegevens over te dragen aan sub-verwerkers of derden met toestemming van de klant. De databases met de gegevens zijn niet vrij toegankelijk en worden beschermd met toegangsbeveiliging en wachtwoorden.
10.3.7. Rechten van de betrokkene
De dienstverlener verbindt zich ertoe om binnen een redelijke termijn, maar niet langer dan 30 dagen na ontvangst van de aanvraag, een passende follow-up te geven aan een bestelling om:
- de gevraagde informatie te verstrekken
- de gevraagde wijzigingen door te voeren
- bepaalde gegevens te verwijderen of te vernietigen
- de klant te laten weten om welke redenen het niet mogelijk is om tijdig of volledig aan zijn verzoek te voldoen.
10.3.8. Inbreuk
In geval van ontdekking van een inbreuk, zal de dienstverlener de klant hierover informeren binnen 24 uur na de ontdekking en zal hij de klant op de hoogte houden van de maatregelen die zijn genomen om de reikwijdte van de inbreuk te beperken en hoe dit in de toekomst kan voorkomen worden.