De fiscus heeft onlangs een nieuwe circulaire bekendgemaakt over de regeling voor onbelaste onkostenvergoedingen voor thuiswerk en het ter beschikking stellen van kantoormeubilair. Deze regeling is van kracht vanaf 1 maart 2021. De circulaire bevat een update van de principes uit haar vorige schrijven van 14 juli 2020 (Circulaire 2020/C/100) en is niet enkel van belang op fiscaal vlak. De weergegeven principes worden immers ook gevolgd door de diensten van de sociale zekerheid.

De werkgever kan een maandelijkse onbelaste forfaitaire kostenvergoeding betalen aan medewerkers, die structureel en regelmatig thuis werken. Vereist is dat er minstens vijf thuiswerkdagen per maand zijn opdat de regeling kan worden toegepast.

De onbelaste forfaitaire vergoeding voor een thuiskantoor bedraagt maximaal 129,48 euro per maand en mag tijdelijk verhoogd worden tot 144,37 euro voor de maanden april, mei en eind juni van 2021. Deze vergoedingen mogen onverminderd worden betaald aan deeltijdse werknemers. De forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook doorbetaald worden tijdens normale vakantieperiodes, maar moet wel pro rata worden verminderd bij langdurige afwezigheid wegens andere redenen dan de jaarlijkse vakantie.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt de kosten voor het gebruik van een kantoorruimte thuis, van kantoormateriaal van elektriciteit en verwarming en de kost voor dranken en versnaperingen tijdens het werk.

De werkgever kan bijkomend tussenkomen in de kosten voor het gebruik van een eigen internetverbinding van de werknemer voor een bedrag van 20 euro per maand. Dit is ook het geval voor de kosten voor het gebruik van een eigen PC van de werknemer voor eenzelfde bedrag van 20 euro. Ook voor toebehoren zoals een tweede scherm of een printer kan telkens bijkomende 5 euro worden uitbetaald.

Er is nu ook een regeling voor specifieke materialen zoals de aankoop van een ergonomische bureaustoel, een bureaulamp of een tweede scherm. Deze zaken mogen bijkomend worden vergoed, maar enkel als de werknemer dergelijke uitrusting ook op de werkvloer ter beschikking heeft. De fiscus meldt er wel bij dat het moet gaan om redelijke uitgaven en dus bijvoorbeeld niet om grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor gaming of om dure designbureaulampen. De werkgever zal op dat vlak dus de nodige redelijkheid aan de dag moeten leggen.

Een werkgever kan ook eigen bureaumeubilair ter beschikking stellen van een werknemer zonder dat dit aanleiding geeft tot een belastbaar voordeel van alle aard. Wel wordt er voorbehoud gemaakt voor de situatie waarin een werknemer bij zijn vertrek uit de onderneming of na afloop van de periode van thuiswerk de ter beschikking gestelde zaken mag behouden. In dergelijk geval is er wel sprake van een belastbaar voordeel, berekend op restwaarde van de goederen op het moment van de eigendomsoverdracht.

Bij de verkrijgers zijn de forfaitaire thuiswerkvergoedingen niet belastbaar en niet onderworpen aan sociale bijdragen.

In dit licht hanteert de fiscus traditioneel ook nog volgende modaliteiten:

• verkrijgers van forfaitaire vergoedingen moeten deze mee opnemen in hun persoonlijke belastingaangifte wanneer zij hun werkelijke beroepskosten willen bewijzen in de aangifte. Zij moeten dan de forfaitaire vergoedingen aftrekken van de bewezen beroepskosten van dezelfde aard om dubbel gebruik te voorkomen
• om dubbel gebruik te voorkomen mogen forfaitair terugbetaalde kosten ook geen tweede maal door de werkgever worden terugbetaald op basis van kostennota’s en bewijsstukken
• de werkgever moet nominatieve lijsten bijhouden van alle werknemers, die voor een bepaald jaar forfaitaire thuiswerkvergoedingen ontvangen
• de werkgever moet de nodige vermeldingen aanbrengen op de jaarlijkse fiscale fiche 281.10; zo moet naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, de vermelding ‘JA – ernstige normen’ worden ingevuld.

Volgens de fiscus moeten de forfaitaire kostenvergoedingen aan werknemers, die over de grenzen heen werken, en die om die reden niet enkel in België belastbaar zijn (‘salary split’), worden gereduceerd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid. Dit is een merkwaardig standpunt omdat men moeilijk kan verantwoorden dat bepaalde kosten plots niet meer zouden bestaan als een werknemer ook in het buitenland bepaalde beroepsprestaties levert in dienst van zijn werkgever.

In een scenario van salary split wordt het belastbaar inkomen over meerdere landen gespreid. Dit houdt onzes inziens echter niet automatisch in dat ook het kostenpatroon voor thuiswerk in dezelfde verhouding zou wijzigen. Het kantoor thuis kan immers even goed worden gebruik voor werk dat verband houdt met normale internationale activiteiten als voor zuiver op België gerichte beroepsactiviteiten. Dit onderdeel van de standpunten van de fiscus is in bepaalde gevallen dan ook voor discussie vatbaar.

Volledigheidshalve melden we ook dat werkgevers sinds kort op basis van een CAO verplicht zijn om een policy voor thuisarbeid te implementeren voor hun personeel. De vergoeding van de bijhorende kosten is hier een normaal onderdeel van.

Werkgevers moeten zich bewust zijn van het feit dat er in het sociaal recht ook een aantal regels bestaan over thuisarbeid. Hierbij verrichten werknemers tegen loon arbeid onder het gezag van hun werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan. Er is ook een aparte regeling voor telewerk.

Omdat de werknemer dan arbeid verricht in zijn woonplaats, maakt hij bepaalde kosten die ten laste zijn van zijn werkgever. Dit zijn alle kosten, die verband houden met het gebruik van een deel van zijn woning voor zijn beroepsactiviteit (verwarming, elektriciteit, telefoon, …).

In de arbeidsovereenkomst van een thuisarbeider moet een regeling voor het vergoeden van deze kosten worden opgenomen bovenop het loon van de werknemer.

Bij gebrek aan een specifiek akkoord tussen werkgever en een thuisarbeider is een forfaitair bedrag van 10% van het brutoloon verschuldigd aan de werknemer, maar wel beperkt tot het deel van het loon dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties. Het is mogelijk dat een hogere vergoeding wordt toegepast wanneer de thuisarbeider kan bewijzen aan de hand van bewijsstukken dat zijn werkelijke kosten hoger zijn dan 10% van het loon.

Ook voor telewerkers bestaat er een specifieke kostenregeling voor het gebruik van de eigen woning. Deze bedraagt 10% van het loon (zonder verwijzing naar het deel van het loon dat specifiek slaat op prestaties thuis omdat men ervan uitgaat dat alle prestaties thuis worden geleverd).

Het onderscheid tussen de 3 hoger vermelde regelingen (werknemer met thuiskantoor, thuisarbeider en telewerker) is niet steeds eenvoudig te doorgronden. De achterliggende kosten zouden in elk scenario toch min of meer gelijkaardig moeten zijn en het is niet duidelijk waarom er dan andere kostenregelingen moeten zijn. Ook is het niet duidelijk waarom er voor bepaalde vergoedingen vaste grensbedragen werden bepaald daar waar in andere gevallen er een verhouding is bepaald tussen het loon en de kostenvergoeding.

Bij thuisarbeiders en telewerkers kan het voorkomen dat de kostenvergoeding van 10% van het loon hoger zal zijn dan de fiscale forfaits voor een thuiskantoor. In dit licht rijst de vraag of het excedent al dan niet belastbaar is in hoofde van de werknemer indien er geen duidelijk onderliggend kostenbewijs voorhanden is.

De grens tussen thuisarbeid, telewerk en een thuiskantoor lijkt in de huidige tijd eerder te vervagen als gevolg van de groeiende digitalisering. In de praktijk zien we regelmatig gevallen, waarin de scenario’s vermengd worden en er gebruik gemaakt wordt van de kostenvergoedingen voor thuisarbeid of telewerk voor werknemers, die regelmatig gebruik maken van een thuiskantoor. Hierbij wordt soms verondersteld dat de kostenvergoeding van 10% voor thuisarbeid zomaar onbelast mag worden uitbetaald. Het is niet zo zeker of deze veronderstelling ook met de werkelijkheid overeenstemt.

Er is nood aan bijkomende verduidelijking over het onderscheid tussen de 3 verschillende situaties en in een betere aflijning van het toepassingsgebied van de diverse soorten kostenvergoeding. Ook zou er een onderlinge consistentie tussen de regelingen moeten bestaan, zowel op het vlak van de fiscaliteit als op dat van de sociale bijdragen.

Het bestaan van drie verschillende kostenregelingen voor werknemers, die regelmatig beroepsprestaties thuis leveren lijkt ons niet meteen aangewezen op langere termijn tenzij wanneer er duidelijke objectieve criteria voorhanden zijn om het onderscheid te maken tussen de diverse mogelijke scenario’s en het exacte toepassingsgebied van elke kostenregeling. Ook het onderscheid tussen vaste forfaitaire bedragen en vergoedingen, die in verhouding staan tot het bedrag van het loon zou beter worden weggenomen op termijn.