De terugbetaling van onkosten aan werknemers en bedrijfsleiders is aan specifieke fiscale regels onderworpen. Het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (WIB/92) bevat maar enkele schaarse en bijzonder bondige bepalingen over dit onderwerp. Het gaat echter om teksten met een bijzonder verregaande draagwijdte, niet in het minst na een kleine wijziging in de wettekst, die in de zomer van 2021 in het wetboek werd ingebracht.

Het uitgangspunt is dat bezoldigingen belastbaar zijn. Dit zijn volgens artikel 31 WIB/92  alle beloningen die voor een werknemer (naar analogie voor een bedrijfsleider) de opbrengst vormen van arbeid in dienst van een werkgever. Hiertoe behoren alle denkbare vormen van remuneratie. De wet spreekt over wedden, lonen, commissies, gratificaties, premies, vergoedingen en alle andere soortgelijke beloningen, met inbegrip van fooien en toelagen die, zelfs toevallig, uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid op enige andere wijze worden verkregen.

Er is op dit algemene principe van belastbaarheid maar één uitzondering: niet belastbaar zijn de vergoedingen, die worden betaald als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (of van de vennootschap in het geval van bedrijfsleiders). Deze onbelaste terugbetaling van kosten kan diverse vormen aannemen, maar deze vallen altijd in één van volgende categorieën:

• terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten op basis van onkostennota’s en onderliggende bewijsstukken
• forfaitaire terugbetalingen van kosten (zonder onderliggende bewijsstukken)

In het verleden bestonden er reeds rapporteringsverplichtingen voor onkostenvergoedingen op de jaarlijkse fiscale fiche 281. Deze verplichtingen waren echter vrij beperkt en het was niet nodig een hoge mate van detail op de fiches van individuele personen te vermelden.

De situatie werd onlangs echter ingrijpend gewijzigd door volgende subtiele aanvulling van artikel 57 WIB/92:

“Artikel 57 wordt, voor de vanaf 1 januari 2022 gedane terugbetalingen, aangevuld met een tweede lid, luidend als volgt :

Variabele vergoedingen toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever moeten worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de Koning bepaalt.”

In de memorie van toelichting bij de wet (van 27 juni 2021) wordt gesteld dat de ruimere ficheverplichting moet bijdragen tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken en op de eventuele aftrek als beroepskost van kosten die door de werkgever worden terugbetaald.

In de Circulaire 2021/C/20 heeft de Administratie gesteld dat voor vergoedingen, betaald vanaf 1 januari 2022, steeds het totale bedrag van de vergoedingen in de fiscale fiche vermeld zal moeten worden, ongeacht de achterliggende aard van de kostenvergoeding (werkelijke kosten dan wel forfaitair bepaalde kosten).

De eerste fiches, die volgens het nieuwe systeem zullen moeten worden opgemaakt, zullen betrekking hebben op het inkomstenjaar 2022. Werkgevers en bedrijven kunnen echter beter niet wachten tot op het einde van het jaar om zich naar behoren te organiseren. Ze zullen nu reeds een systeem moeten opzetten om de aard en het bedrag van alle mogelijke kostenvergoedingen per medewerker te detailleren en op te volgen. Enkel op die manier zullen de fiches na het einde van het jaar snel en nauwkeurig kunnen worden opgemaakt.

Om de nieuwe regels te kunnen toepassen zal een werkgever voor elke categorie van onkostenvergoeding per persoon het bedrag moeten bijhouden en dit niet enkel voor forfaitaire onkostenvergoedingen, maar nu ook voor alle onkosten, die worden terugbetaald op basis van bewijstukken.

Het totale bedrag van de vergoedingen moet per categorie worden vermeld in het vak ‘diverse inlichtingen’ van de fiscale fiche 281.10 en 281.20. Het is hierbij de bedoeling dat indien er meerdere categorieën van onkostenvergoedingen aan de orde zijn, men per categorie van onkostenvergoeding het bedrag op een aparte lijn op de fiche rapporteert.

Categorie 1: bedrag van de forfaitair terugbetaalde onkosten, gebaseerd op ernstige normen. De rapportering van deze kosten zal op zich niet zo moeilijk zijn, gezien deze normalerwijze maandelijks opduiken in de loonadministratie en van daaruit gemakkelijk en op geautomatiseerde wijze op de fiche kunnen worden samengevat.

Categorie 2: bedrag van de forfaitair terugbetaalde onkosten, die niet is gebaseerd op ernstige normen. Deze categorie heeft in wezen weinig nut omdat het hier gaat om gewone belastbare bezoldigingen, die in principe thuishoren onder de gewone belastbare rubrieken op de fiche.

Categorie 3: bedrag van de kosten, die werden terugbetaald op basis van bewijsstukken. Deze rapporteringsverplichting kan in de praktijk behoorlijk problematisch worden omdat dergelijke kosten in de boekhouding van een bedrijf op heel wat plaatsen kunnen voorkomen. Deze terugbetalingen lopen bovendien niet noodzakelijkerwijze over de loonadministratie en dienen vanaf nu in detail opgespoord en gerapporteerd te worden.

In tegenstelling tot hetgeen geldt voor forfaitaire onkostenvergoedingen, zal de niet-vermelding van de onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken wel niet automatisch de verwerping als beroepskost tot gevolg hebben. Ook komt de aanslag geheime commissielonen hier niet aan de orde. Deze soort overtredingen worden wel bestraft met een administratieve boete.

Huiswerk voor de werkgevers

De nieuwe rapporteringsverplichtingen kunnen aanleiding geven tot een behoorlijk pakket extra huiswerk (voor de zoveelste maal) voor werkgevers en bedrijven.

Waar de grens van de verplichtingen juist ligt is niet altijd zo duidelijk.

Zo is er bijvoorbeeld de vraag over wat te doen met door een werknemer of bedrijfsleider voorgeschoten kosten. Als er geen factuur voorhanden is of als er een factuur op naam van de werknemer/bedrijfsleider wordt uitgereikt, dan zullen de kosten op de fiche gerapporteerd moeten worden op naam van de betrokkene zodra de voorgeschoten kosten (op basis van een bewijsstuk) worden terugbetaald.

En wat te doen als er een aankoop wordt verricht, die betaald wordt door een werknemer of bedrijfsleider, maar waarvoor er een factuur voorhanden is op naam van het bedrijf? Moet ook de terugbetaling van een dergelijke voorgeschoten kost in detail opgevolgd worden en op fiche vermeld worden? Wij zouden durven stellen van niet omdat het hier gaat om rechtstreekse kosten van het bedrijf, die werden voorgeschoten en niet meteen om terugbetaling van een kost eigen aan het bedrijf. De lijn tussen beide situaties is echter bijzonder dun en niet iedereen is noodzakerwijze deze mening toegedaan.

Toename van gerichte controles en rulings

Er mag niet uit het oog verloren worden dat de uitgebreide rapporteringsverplichtingen uiteindelijk kaderen binnen de wens van de Administratie om een volledig zicht te bekomen op alle mogelijke onkostenvergoedingen.

Eens aan de rapporteringsverplichtingen is voldaan, is het nog maar een koud kunstje om hierop allerhande data mining technieken los te laten om situaties te identificeren, die in het oog springen tegenover de middelmaat, en die vervolgens te onderwerpen aan gerichte en doorgedreven belastingcontroles.

Bedrijven kunnen hierop anticiperen wat forfaitaire kostenvergoedingen betreft door gebruik te maken van de standaard rulings, die door de Administratie hiervoor worden aangeboden. Dergelijke rulings maken het verhaal veel eenvoudiger bij latere belastingcontroles. Voor vergoedingen van zaken, waarvoor het niet meteen duidelijk of ze zich in de kostensfeer bevinden dan wel de aard hebben van belastbare vergoedingen, kan het aanvragen van een fiscale ruling vanaf nu ook veel meer belang hebben dan in het verleden het geval was.

Het onderwerp van de kostenvergoedingen zal dan ook in de komende jaren een nog prominentere plaats in het fiscaal landschap gaan aannemen.