De afgelopen jaren bestond er veel onduidelijkheid over de aftrek van de BTW voor bedrijfswagens. Sinds begin 2011 is voor een gemengd gebruikt bedrijfsmiddel enkel de BTW aftrek mogelijk in verhouding tot het effectieve beroepsgebruik (art. 45 § 1 quinquies Wbtw). Het vaststellen van het beroepsgedeelte is echter niet eenvoudig. Voor 2011 liet de fiscus nog toe dat de oude regels gebruikt werden, maar vanaf 2012 heerste er grote onduidelijkheid.

De werkgever (indien BTW plichtig) krijgt nu de keuze uit drie methodes om het beroepsgebruik vast te stellen. Er werden een aantal forfaitaire stelsels uitgedacht, wat de noodzaak tot het voeren van een gedetailleerde kilometeradministratie per wagen (om het exact aantal beroeps km in verhouding tot het totaal aantal km te bepalen) wegneemt .

Methode 1: algemeen forfait van 35%

Deze methode is blijkbaar alleen bestemd voor bedrijven met een vloot van minstens vier auto’s of lichte vrachtwagens, waardoor kleine bedrijven uit de boot dreigen te vallen en op ongelijke wijze behandeld worden.

Men mag het beroepsgebruik bepalen op basis van een algemeen forfait op 35 % van het totaal aantal  kilometers. Deze methode is interessant voor bedrijven, die wagens hebben met weinig beroepsgebruik, en die vooral onderdeel  uitmaken van het loonpakket van de medewerkers.

In theorie kunnen zij quasi geen BTW aftrekken en onder het forfait wordt toch een aftrek van 35% toegelaten, zij het dat dit nog altijd nadelig is ten overstaan van het verleden, toen een aftrek van 50% werd toegestaan.

De Administratie legt op dat een BTW plichtige de methode toepast tot 31 december van het derde jaar na het jaar waarin hij ze voor het eerst toegepast heeft. Dit kan tot onredelijke situaties leiden indien er belangrijke wijzigingen optreden in de samenstelling van het wagenpark, het personeelsbestand of de activiteiten van de onderneming.

Methode 2 : forfaitair privégebruik

Er bestaat een eenvoudige formule om het privé gebruik van de wagen te bepalen. Men bepaalt het privé gebruik dan (per wagen) als volgt:

• afstand tussen de woonplaats en de vaste plaats van tewerkstelling
• vermenigvuldigd met 2 (men gaat uit van twee verplaatsingen per dag)
• vermenigvuldigd met  200 (geraamde werkdagen)
• plus 6000 km (forfaitair geraamd overig privé gebruik)

Als men dan het privé gebruik vergelijkt met de totale afstand, die per periode werd afgelegd door het voertuig kan men het percentage bepalen waarop er een recht op BTW aftrek bestaat. Wel is er nog altijd de maximum limiet voor de aftrek van 50 % van de betaalde BTW.

Indien er wijzigingen zijn van het wagengebruik in de loop van het jaar (bijvoorbeeld wagen wordt in de loop van het jaar in gebruik genomen of er is een wijziging van woonplaats) wordt de formule op pro rata basis aangepast.

De schatting van 200 werkdagen met woon-werkverkeer is wel vrij simplistisch. Geen vermindering hiervan is mogelijk op basis van vakantie- en ziektedagen, thuiswerk, occasionele beroepsverplaatsingen van thuis uit, enz.

Methode 3 : kilometeradministratie

De belastingplichtige kan nog altijd beslissen om per bedrijfswagen een volledige rittenadministratie (doorgaans op basis van een kalenderjaar) bij te houden via een manueel systeem (register of rittenboekje) of via een elektronische toepassing (aangepast gps-systeem).

Wel vereist men per verplaatsing een grote mate van detail. Men vertrekt van de kilometerstand aan het begin van het jaar en voor elke beroepsmatige verplaatsing dient men vervolgens volgende gegevens bij te houden: datum, beginadres, eindadres, aantal afgelegde kilometers per rit, en totaal aantal (beroeps)kilometers per dag.

Woon-werkverkeer valt onder privé gebruik en geeft derhalve geen recht op BTW aftrek. Ook hier geldt nog altijd de maximum limiet voor de aftrek van 50 % van de betaalde BTW.

Verdere toelichtingen

Het is mogelijk formules 2 en 3 te combineren. Een bedrijf kan voor bepaalde wagens kiezen voor methode 1 en voor andere voertuigen methode 3 hanteren. Men moet wel consistent per wagen dezelfde methode hanteren per kalenderjaar.

Methode 1 (het algemeen forfait van 35%) kan niet gecombineerd worden met de ander methodes. Indien men het forfait van 35% kiest, dan moet men dit toepassen op alle wagens/lichte vrachtwagens die gemengd gebruikt worden.

De regels gelden zowel voor aangekochte als voor gehuurde/geleasede voertuigen. De  aftrekbeperking is van toepassing op alle kosten (zowel de kosten van, leasing en gebruik zoals brandstof, onderhoud en herstellingen.

In principe gelden de nieuwe regels met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2012. De Minister stelt echter dat de nieuwe regels maar vanaf 1 januari 2013 toepasselijk zullen zijn bij wijze van administratieve tolerantie voor 2012. Indien men voor 2012 toch al de nieuwe regels wil toepassen, dan is dit wel op vrijwillige basis toegelaten. Regularisaties over 2012 moeten ten laatste gebeuren in de BTW aangiftes over het eerste kwartaal (tegen 20 april 2013).

Vergoeding voor gebruik

De situatie ligt anders indien de werknemer/bedrijfsleider een (eventueel bescheiden) vergoeding betaalt voor het gebruik van de auto. De nieuwe regeling geldt in beginsel enkel voor kosteloos ter beschikking gestelde voertuigen.

Wanneer er een vergoeding gevraagd wordt, gelden de regels voor verhuring. Op dat moment geldt er een algemene aftrekbeperking van 50 %, ongeacht het beroepsgebruik.

De werkgever moet dan verder BTW afdragen op de normale waarde van het voertuig (als het beroepsgebruik lager ligt dan 50 %), zijnde de BTW die verschuldigd is op de huurtransactie (artikel 33 § 2 Wbtw). De maatstaf van heffing van de BTW is dan het percentage van de kosten, dat overeenstemt met 50 %, verminderd met het percentage beroepsmatig gebruik (tenzij de vergoeding die de gebruiker van de wagen betaalt, hoger is).

De vroegere beslissingen waarbij het forfaitair berekende voordeel van alle aard uit de inkomstenbelastingen ook als normale waarde voor de BTW kon worden gebruikt, komt te vervallen. De link met de inkomstenbelastingen verdwijnt.