Werknemers, die in België wonen en die in het kader van een dienstbetrekking over een bedrijfswagen kunnen beschikken, worden al jaren geconfronteerd met vraagstukken inzake BTW en verkeersbelasting.

De meest recente evolutie op dit vlak is terug te vinden in een Koninklijk Besluit van 18 juni 2014, dat geldt vanaf 1 oktober 2014.

De achtergrond van het verhaal heeft te maken met de vereiste dat voertuigen die in België op de openbare weg in het verkeer worden gebracht, ingeschreven moeten worden in het repertorium van voertuigen. De inschrijving heeft ook fiscale gevolgen omdat ze leidt tot de onderwerping aan de belasting op de in verkeerstelling en aan de wegenbelasting.

Deze fiscale dimensie geeft al jarenlang aanleiding tot allerhande discussies, gezien meerdere landen de mening kunnen zijn toegedaan dat zij recht hebben op bepaalde heffingen en er derhalve een risico op dubbele heffing bestaat. Op het terrein zijn controlediensten ook argwanend indien zij voertuigen aantreffen met Belgische bestuurders en een buitenlandse nummerplaat.

Een inschrijving is niet enkel van toepassing op voertuigen, die in België in het verkeer gebracht worden, maar kan ook vereist zijn voor voertuigen, die ingeschreven zijn in het buitenland, en die nadien in België gebruikt worden door personen, die in België verblijven.

Als we naar het verleden kijken dan bestond er tot nu toe geen inschrijvingsplicht wanneer een natuurlijk persoon, die in België woont, een in het buitenland ingeschreven voertuig gebruikt, dat hem door een buitenlandse werkgever ter beschikking gesteld werd. Het betreft een gebruik in België in het kader van de uitoefening van zijn beroep, waarbij het voertuig in bijkomende orde ook voor privédoeleinden wordt aangewend.

Er was voorzien (KB van 20 juli 2000) dat er vrijstelling kon genoten worden in België. Hierbij werd wel voorzien dat een BTW attest voorhanden was, dat zich in het voertuig bevond.

De regeling kwam reeds eerder ter discussie en in 2009 werd er een Cassatie arrest geveld, dat het toepassingsgebied van het attest heeft beperkt. Volgens het Hof was er geen attest nodig indien de werknemer het voertuig enkel gebruikte voor woon-werkverkeer en voor privéverplaatsingen.

Hoewel er enkel sprake is van een regeling voor werknemers, paste de BTW Administratie dezelfde principes ook tot op zaakvoerders, aandeelhouders of bestuurders van de onderneming, die het voertuig ter beschikking stelt op voorwaarde dat de betrokkene binnen de onderneming een bezoldigde werkzaamheid uitoefent.

Veel werkgevers en werknemers waren niet of onvoldoende op de hoogte van de omstandigheid dat in bepaalde gevallen een attest nodig was (indien er niet enkel privé gebruik was van het voertuig). Bij (gedeeltelijk) beroepsmatig gebruik konden er derhalve steeds probleemsituaties ontstaan.

Door het recente KB werd het voormelde attest afgeschaft, maar het bijhorende formalisme is gebleven, zij het in een andere vorm. Als bewijs van het feit dat het gaat om een bedrijfswagen van een buitenlandse werkgever is er nu sprake van volgende documenten, die zich in het voertuig dienen te bevinden:

• een kopie van de arbeidsovereenkomst
• een door de buitenlandse werkgever opgesteld document, waaruit blijkt dat de werkgever het voertuig ter beschikking heeft gesteld van de betreffende werknemer

Men kan zich afvragen of er zich hier geen nieuw probleem stelt, gezien er nu vereist wordt dat een kopie van een document met een belangrijk privé karakter (de arbeidsovereenkomst) op een plaats dient bewaard te worden, die in wezen niet echt veilig is en die geen enkele garantie biedt dat er geen onbevoegde personen kennis nemen van het document.

Ook is er de vraag wat andere gebruikers van de wagen dienen te doen (kennissen, collega’s etc….), die occasioneel met de wagen rijden en die normaal geen recht hebben om de arbeidsovereenkomst te lezen. Men kan dit ons inziens ondervangen door een kopie van de arbeidsovereenkomst te vervangen door een eenvoudig werkgeversattest, dat het bestaan van een arbeidsovereenkomst bevestigt.

Het KB van 18 juni 2014 herformuleert de vroegere uitzondering en doet dit in een veel ruimere zin. De uitzondering geldt nu ook voor de situatie waarin een natuurlijke persoon, die in België woont een in het buitenland ingeschreven voertuig in België gebruikt in de uitoefening van zijn beroep en in bijkomende orde voor privédoeleinden. Hierbij kan het gaan het om een voertuig dat door een buitenlandse opdrachtgever wordt ter beschikking gesteld, zodat de regeling ook geldt buiten de context van een arbeidsovereenkomst.

Indien er geen arbeidsovereenkomst werd afgesloten (zelfstandige samenwerking), moeten volgende documenten zich in het voertuig bevinden:

• een kopie van de opdracht
• een door de buitenlandse opdrachtgever opgesteld document waaruit blijkt het voertuig aan zijn medecontractant werd ter beschikking gesteld.

Opnieuw kan men de vraag stellen of derden wel het recht hebben om in de mogelijkheid te verkeren inzage te krijgen in dergelijke confidentiële documenten en of een eenvoudig attest van de opdrachtgever (ter bevestiging van het bestaan van de overeenkomst) niet kan volstaan.

Het KB van 18 juni 2014 voegt twee bijkomende uitzonderingen toe op de inschrijvingsplicht van voertuigen, die in het buitenland zijn ingeschreven.

Een eerste uitzondering betreft de voertuigen die gedurende hoogstens één maand ten kosteloze titel ter beschikking worden gesteld van een Belgische inwoner (natuurlijk persoon). In dat geval moet een door de buitenlandse titularis opgesteld document zich in het voertuig bevinden, waaruit blijkt dat toestemming wordt verleend om het voertuig te gebruiken voor een bepaalde periode, met vermelding van de einddatum.

Deze uitzondering gaat terug naar een arrest van het Hof van Justitie (26 april 2012) dat betrekking heeft op voertuigen, die in een andere lidstaat zijn ingeschreven en die tijdelijk en kosteloos worden uitgeleend aan een inwoner van een andere lidstaat, waarbij deze persoon het voertuig slechts occasioneel gebruikt in zijn woonstaat.

Er is nu ook een uitzondering voor buitenlandse studenten die een in het buitenland ingeschreven wagen gebruiken in België gedurende de effectieve duurtijd van hun studies aan een in België gevestigde onderwijsinrichting.