Werknemers en bedrijfsleiders kunnen regelmatig buiten de zetel van het bedrijf beroepsprestaties verrichten. Het is niet uitgesloten dat hierbij ook gebruik gemaakt wordt van persoonlijke infrastructuur en dat de onderneming hiervoor een kostenvergoeding aan de werknemer of aan het kaderlid zal toekennen.

Op 16 januari 2014 werd een circulaire bekendgemaakt over de fiscale aspecten van wat de administratie ‘telewerk’ noemt (Circulaire nr. Ci.RH.241/616.975). De circulaire is zowel van toepassing op werknemers als op bedrijfsleiders.

In de circulaire wordt het begrip ‘telewerk’ omschreven als elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd regelmatig of incidenteel buiten de werkvloer worden uitgevoerd.

Deze definitie heeft een grote gelijkenis met deze van CAO nr. 85 betreffende het telewerk, zij het dat de CAO enkel spreek over werkzaamheden buiten de werkvloer op regelmatige basis en het niet heeft over incidentele activiteiten. Verder is voor de toepassing van deze CAO uitdrukkelijk vereist dat het telewerk opgenomen wordt in een schriftelijke overeenkomst per telewerker, waarin minimaal een aantal gegevens moeten worden opgenomen, waaronder de frequentie van het telewerk.

Op fiscaal vlak bestaat er geen vereiste dat er een dergelijke individuele overeenkomst wordt afgesloten.

De circulaire heeft het specifiek over telewerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer (dit is doorgaans zijn woonplaats) en dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. Er wordt voorbijgegaan aan enkele andere veel voorkomende werksituaties, waaronder:

• werk verricht in een satellietkantoor van de werkgever (een gedecentraliseerd lokaal dat de werkgever aan het personeel ter beschikking stelt;
• werk verricht bij een derde partij (klant, leverancier, werf, etc..)
• werknemers die (regelmatig of occasioneel) buiten de normale werkuren thuis werken
• werknemers voor wie het mobiele karakter integraal deel uitmaakt van hun functie (zoals handelsvertegenwoordigers, handelsafgevaardigden, medisch afgevaardigden, technici die naar klanten van de werkgever gaan, thuisverpleegsters).

De circulaire behandelt de terbeschikkingstelling van informaticamateriaal aan de werknemer of bedrijfsleider  voor de uitvoering van het telewerk. Het betreft onder meer een computer (alle soorten van computerinstallaties zoals desktops, draagbare pc’s (laptop) en tablets, evenals de randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van het telewerk. Ook de internetaansluiting en aanverwante apparatuur  (alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van een computer op

het internet ongeacht het gebruikte systeem  (telefoonkabel, ADSL, televisiekabel, … ) en het internetabonnement vallen onder de regeling.

Indien de werknemer niet de eigenaar is van het materiaal, noch titularis is van het internetabonnement, noch schuldenaar van de internetfacturen dan zal de terbeschikkingstelling van dit materiaal geen aanleiding geven tot een belastbaar voordeel van alle aard, mits het uitsluitend voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt. Wanneer er ook privé gebruik is, dan moet er wel een belastbaar voordeel worden aangerekend . Het voordeel wordt forfaitair bepaald op 180 EUR per jaar voor de computer en 60 EUR per jaar voor de internetaansluiting en het internetabonnement).

De Administratie maakt ook nog even gebruik van de gelegenheid om te pogen om haar wettelijke bewijslast af te schudden wat betreft het bewijs van eventueel belastbaar privégebruik van het ter beschikking gestelde informaticamateriaal. Volgens haar is er enkel geen privé gebruik mits aan volgende (niet in de wet voorkomende en toch wel buitensporige) voorwaarden is voldaan:

• het privégebruik door de werknemer van het informaticamateriaal is formeel verboden op grond van schriftelijke, reglementaire of contractuele bepalingen;
• de werknemer verbindt zich schriftelijk tot het naleven van het verbod tot privégebruik;
• de werkgever treft de nodige technische maatregelen (zoals een firewall) om het privégebruik van het informaticamateriaal zoveel mogelijk te beperken

De circulaire gaat hiermee voorbij aan de bewijslast, die op de administratie rust om het bestaan van belastbare inkomsten te bewijzen.

Er is verder sprake van de situatie waarin een werknemer zijn persoonlijke internetaansluiting/abonnement  in het kader van zijn telewerk gebruikt, en hij hiervoor van de werkgever een vergoeding ontvangt.  Hier gelden de klassieke principes dat moet worden bewezen dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn en dat de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is. Op dit vlak brengt de circulaire geen nieuws.

Wat de tussenkomst van de werkgever betreft voor het gebruik van een privé internetaansluiting en een internetabonnement  dient het bewijs geleverd te worden dat het internet ook effectief door de werknemer wordt gebruikt in het kader van telewerk. In voorkomend geval zal de administratie er zich omwille van praktische redenen van onthouden om enige rechtvaardiging te vragen wanneer het bedrag van de tussenkomst van de werkgever forfaitair wordt vastgesteld op 20 EUR per maand.

Het maandelijks toegekende bedrag kan hoger zijn dan 20 EUR, doch in een dergelijk geval dient het bestaan van hogere kosten bewezen te worden. Indien dit bewijs niet kan geleverd worden dan zal het excedent (gedeelte van de vergoeding dat 20 EUR overschrijdt), onderworpen moeten worden aan de bedrijfsvoorheffing en moet het worden vermeld op de fiche nr. 281.10 van de betrokken werknemers (of fiche 281.20 voor bedrijfsleiders).

De hiervoor vermelde bepalingen in geval van tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een internetaansluiting en -abonnement, zijn mutatis mutandis van toepassing op de tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een privé computer.

De administratie zal er zich van onthouden om enige rechtvaardiging te vragen wanneer het bedrag van de tussenkomst voor de computer forfaitair wordt vastgesteld op 20 EUR per maand.

De circulaire geeft verder een aantal voorbeelden ter verduidelijking van deze beginselen.

De in de circulaire ingenomen standpunten zijn onmiddellijk van toepassing op nieuwe gevallen en ook op bestaande situaties (en dit in alle stadia van de procedure).